Ertrinken Sie in E-Mails? 6 Tipps, um aus der Tiefe herauszukommen

Als ich ein Kind war, lief ich gerne zur Tür, wenn ich hörte, dass der Postbote kam. Ich stand da und wartete darauf, die Umschläge zu holen, bevor sie in den Briefkasten gestopft wurden. Ich wollte keine Minute verschwenden.

Ich konnte es kaum erwarten zu sehen, ob es etwas Aufregendes oder Unerwartetes für mich gab. An den meisten Tagen gab es das zugegebenermaßen nicht. Aber gelegentlich überraschte mich eine Geburtstagseinladung oder ein Brief von meiner Oma und versüßte mir den Tag.

Von Montag bis Samstag, einmal am Tag, freute ich mich über das Potenzial, das die Lieferung mit sich bringen könnte.

Heutzutage merke ich kaum noch, wenn Post durch meinen Türschlitz geschoben wird. Wenn mein Hund nicht gebellt hätte, würde ich nicht einmal wissen, dass er angekommen ist.

Diese Hektik und der Nervenkitzel des Unbekannten werden jetzt jeden Tag unzählige Male erlebt. Ich muss nur in meinem Posteingang nachsehen. Ob an meinem Computer, meinem Tablet oder meinem Handy, überall und jederzeit, „Du hast Post“ kann die Lustzone in meinem Gehirn erhellen.

Dieser Auslöser führt jedoch zu einer süchtig machenden Gewohnheit, die den ganzen Tag über regelmäßig E-Mails überprüft. Als Unternehmer ist diese Angewohnheit unproduktiv und ein stressauslösendes Muster, das ich beherrschen musste.

Tatsächlich beweist die Forschung, dass die Lustzone im Gehirn, die jedes Mal aufleuchtet, wenn ein Spieler, Alkoholiker oder Shopaholiker nach seiner Lösung greift, die gleiche in unserem Gehirn ist, wenn wir unsere E-Mails checken. Und je mehr wir dies tun, desto mehr müssen wir tun, um das gleiche angenehme Gefühl zu bekommen.

Viele Geschäftsleute mögen mir widersprechen, wenn ich sage, dass ständiges Abrufen von E-Mails ein Problem ist. Sie werden mir sagen, dass es praktisch ist, immer und überall Zugriff auf E-Mails zu haben. Und wie toll es ist, sofort auf Kunden reagieren zu können oder sich über die neuesten Branchennachrichten zu informieren.

Ich kann Ihnen nur sagen, was die Recherchen ergeben und was ich mit mir und so vielen meiner Kunden erlebt habe, als E-Mail zu einer süchtig machenden Gewohnheit wurde.

Wenn wir jeden Tag als erstes unsere E-Mails lesen, geben wir noch vor dem Aufstehen aus Versehen unseren Tagesplan heraus. Die meisten E-Mails verlangen etwas von uns: eine Antwort auf eine Anfrage, eine Kaufentscheidung oder das Lesen wichtiger Nachrichten, die wir für dringend halten.

Anstatt uns um das zu kümmern, was für uns und unser Geschäft am wichtigsten ist, finden wir uns im Kaninchenbau wieder; wir antworten, lesen oder sehen uns Informationen an, die für andere relevant sind.

Obwohl Umfragen und Studien zeigen, dass ein durchschnittlicher Erwachsener seine E-Mails ungefähr 15 Mal am Tag checkt, könnte es für viele viel mehr sein. The Relevancy Group ist ein Marktforschungsunternehmen, das das Verhalten von Verbrauchern und Führungskräften misst. Sie fanden heraus, dass 66 % der Online-Konsumenten ihr E-Mail-Konto mehrmals täglich überprüfen, wobei 13 % der Online-Konsumenten ihre E-Mails stündlich oder häufiger checken. Wir tauchen den ganzen Tag in den Posteingang ein, jeden Tag; Es ist kein Wunder, dass wir das Gefühl haben, in E-Mails zu ertrinken.

Bei all diesen E-Mails, die uns anstarren, empfängt unser Gehirn die subtile Botschaft, dass wir so viel zu tun haben. Andere warten auf eine Antwort von uns. Es ist stressig! Und zeitaufwendig!

Reagieren Sie sofort auf E-Mails, und Sie werden feststellen, dass Sie Ihre Aufmerksamkeit von allem abgelenkt haben, an dem Sie gerade gearbeitet haben oder an dem Sie arbeiten wollten. Reagieren Sie nicht und der Haufen wird immer größer und wir fühlen uns außer Kontrolle.

Unsere To-Do-Liste wird jedes Mal länger, wenn wir versuchen, diese ungelesenen E-Mails zu bearbeiten. Oder die, die seit Wochen in unserem Posteingang liegen. FOMO (Angst, etwas zu verpassen) nimmt zu, also löschen wir nicht. Wir sagen uns, dass wir dazu kommen, wenn wir Zeit haben.

Manchmal checken wir E-Mails in der Hoffnung, dass sie uns zu unserem Tagesablauf leiten, anstatt proaktiv zu entscheiden, was die wichtigste Aufgabe ist, an der wir arbeiten sollten.

Oder noch schlimmer, wir verwenden E-Mails, um aufzuschieben. Wenn es etwas gibt, das wir nicht tun wollen, ist es erstaunlich, was sich unser Gehirn einfallen lässt, um zu vermeiden, was getan werden muss. E-Mail ist so eine gute Ausrede! Wir sagen uns: „Ich räume erst den Posteingang auf und mache mich dann an die Arbeit.“ Ehe man sich versieht, sind Stunden vergangen, und jetzt lautet die Botschaft: „Heute ist nicht genug Zeit. Ich erledige das morgen.“

Wenn wir dieselbe E-Mail lesen, die wir uns schon mehrmals angesehen haben, zögern wir, eine Entscheidung zu treffen. Wir sind uns nicht sicher, wie wir reagieren möchten, oder ob dies notwendige Informationen sind, die wir in Zukunft benötigen werden, oder ob wir diesen Artikel vielleicht kaufen möchten. Prokrastination trägt zu unserem Gefühl von Angst und Stress bei.

Die Forschung zeigt, dass unser Stresslevel umso mehr steigt, je mehr wir dieser süchtig machenden E-Mail-Gewohnheit nachgeben. Eine Studie der University of British Columbia bewies das Gegenteil – weniger häufige E-Mail-Checks machten die Menschen den ganzen Tag über viel glücklicher.

Wenn wir also die Gewohnheit aufgeben könnten, den ganzen Tag über unsere E-Mails zu checken, würden wir unseren Stress reduzieren, produktiver und glücklicher sein! Für mich lohnt es sich, dies zu versuchen.

Anstatt auf eingehende E-Mails nacheinander zu antworten, sollten Sie bestimmte Tageszeiten (vielleicht morgens, nachmittags und abends) für die Bearbeitung von Nachrichten reservieren. Auf diese Weise haben Sie mehr Kontrolle über den Ablauf und müssen nicht den ganzen Tag zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und herwechseln.

Sind Sie bereit, Ihre E-Mail-Abhängigkeit zu reduzieren, Ihren Stress zu reduzieren, aufzuschieben und mehr Kontrolle über Ihr Leben zu haben? Wenn dies der Fall ist, müssen Sie einige sehr spezifische Strategien erlernen, um dieses Problem effektiv zu lösen.

  1. Entscheiden Sie sich für einen E-Mail-Zeitplan, der für Ihr Unternehmen und Ihren Lebensstil sinnvoll ist. Sofern Sie nicht im Kundenservice oder in einem anderen Unternehmen tätig sind, in dem es Ihre Aufgabe ist, sofort auf E-Mails zu antworten, kann fast jeder die Häufigkeit des Eintauchens in den Posteingang reduzieren.
  2. Beenden Sie Ihr E-Mail-Programm und alle Benachrichtigungen zu E-Mails und lassen Sie es nur zu den vorgesehenen Zeiten geöffnet.
  3. Vermeiden Sie es, Ihre E-Mail morgens als erstes zu öffnen. Treiben Sie Sport, essen Sie ein gesundes Frühstück, planen Sie den nächsten Tag und arbeiten Sie mindestens eine Stunde lang an dem wichtigsten Projekt für diesen Tag.
  4. Entwickeln Sie ein System zur Verwaltung von E-Mails und halten Sie Ihren Posteingang relativ frei. Trainieren Sie sich darin, jede E-Mail nur einmal zu bearbeiten. Kümmern Sie sich darum, löschen Sie es, delegieren Sie es oder legen Sie es ab.
  5. Melden Sie sich von allen E-Mails ab, die Sie nie lesen können oder von denen Sie wissen, dass sie Zeit verschwenden. Wenn Ihnen die Abmeldung unangenehm ist, erinnern Sie sich daran, dass Sie sich jederzeit wieder abmelden können, wenn Sie sie in Zukunft vermissen.
  6. Ein … kreieren später lesenOrdner für die Newsletter, die Ihnen gefallen und die Ihrem Leben einen Mehrwert verleihen. Verschieben Sie diese E-Mails sofort aus Ihrem Posteingang und wissen Sie, wann Sie sie erreichen. Reinigen Sie diesen Ordner am Ende jeder Woche. Nehmen Sie sich die Zeit, diejenigen zu lesen oder zu löschen, die Sie nicht erreicht haben.

Es hat eine Weile gedauert, bis ich mich davon abgewöhnt habe, ständig meine E-Mails zu checken und ein System zu entwickeln, das für mich funktioniert. Um ehrlich zu sein, manchmal verzichte ich.

Aber wenn ich das tue, merke ich schnell, dass ich wichtige Dinge aufschiebe, und mein Stresslevel steigt zusammen mit der Anzahl der E-Mails in meinem Posteingang. Also gehe ich zurück zu den Grundlagen und folge meinem System.

Jetzt ist mir klar, dass Sie zunächst nur drei- oder viermal am Tag Ihre E-Mails abrufen möchten, was Ihnen mehr Stress bereiten kann! Aber sobald Sie diese süchtig machende Angewohnheit aufgeben und erfahren, wie viel entspannter und erfüllter sich das Leben anfühlt, werden Sie so froh sein, dass Sie es getan haben!



Quelle von Ellen Goldman
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